Zo schrijf je sneller en scherper met AI

AI is een veelbelovende schrijfhulp. Of toch niet? Sommigen kunnen niet meer zonder, anderen vinden het resultaat teleurstellend. Of je nu werkt aan een beleidsstuk, e-mail of webtekst: met deze vijf stappen zet jij AI slim in. Zodat je minder tijd kwijt bent aan rommelige kladversies, meer ruimte hebt voor inhoud én schrijft in de tone-of-voice van je organisatie. Tipje van de sluier: jij blijft de regisseur.

Stap 1: denk eerst na

Veel schrijvers maken de klassieke fout: te snel beginnen met schrijven. Die valkuil geldt ook voor het gebruik van AI. Zonder helder doel is je tekst al snel stuurloos.

Stel jezelf daarom eerst deze vragen:

Voor wie schrijf ik precies?
Wat moet deze lezer weten, doen of kunnen?
Welke informatie heeft hij daarvoor nodig?

De antwoorden op deze vragen zijn je raamwerk. Je hebt dus een goede basis om AI om wat hulp te vragen.

Stap 2: zorg dat AI weet wie je bent

Voor veel schrijvers is dit een verborgen onderdeel van bijvoorbeeld ChatGPT: je kunt je profiel personaliseren. Dit doe je bij ‘instellingen’. Klik vervolgens op ‘ChatGPT aanpassen’. Dan kom je bij je profiel. Daarin geef je informatie over:

Je functie of rol: wat doe je precies?
Je stijl of tone-of-voice. Dit kun je trouwens ook aan AI vragen: upload een aantal teksten en vraag om een analyse.
Specifieke wensen, zoals: ‘stel altijd een verdiepende vraag’ of ‘gebruik voorbeelden uit de praktijk’

Het voordeel van zo’n profiel? ChatGPT levert betere resultaten op als het weet wie je bent en wat je doet.

Stap 3: gebruik de POTLOOD-formule voor je prompt

De opdracht die je aan AI geeft heet een prompt. Hoe concreter die prompt, hoe beter het resultaat. Met algemene of korte opdrachten als ‘Maak deze tekst beter’ krijg je vaak niet de tekst die je voor ogen had. Daarom ontwikkelden we de POTLOOD-formule. Een handig ezelsbruggetje dat je helpt om je prompt compleet te maken:

P – Persoon: welke rol krijgt AI?
O – Opdracht: wat moet AI doen?
T – Toelichting: wat is de context?
L – Lezer: wie leest het?
O – Opbouw: moet de tekst een bepaalde structuur hebben?
O – Output: wat voor soort tekst wil je terug?
D – Details: zijn er dingen die AI wél of juist níet moet doen?

Die metafoor van een potlood is niet toevallig gekozen. Zie de tekst die je met AI genereert als een schets waar je zelf nog mee aan de slag moet (zie stap 5).

Hoe ziet zo’n prompt er dan uit? Hieronder een uitgewerkt voorbeeld. De onderdelen van de formule staan tussen haakjes achter de zinnen. Die hoef je uiteraard niet op te nemen in je prompt.

Voorbeeldprompt:
Je bent een ervaren beleidsadviseur bij een ziekenhuis (P). Herschrijf deze memo over het nieuwe zorgpad Oncologie zodat hij begrijpelijker is voor externe partners (O). De memo is bedoeld als eerste versie voor feedback in een stuurgroep (T). De lezers zijn beleidsadviseurs van aangesloten ziekenhuizen (L). Structuur: korte intro, 3 bullets met kernpunten, afsluiting met 1 vraag (O). Maximaal 250 woorden (O). Vermijd jargon, schrijf actief en concreet (D).

Stap 4: automatiseer met je eigen AI-agent

Werk je veel met vergelijkbare teksttypes? Bijvoorbeeld memo’s, verslagen, nieuwsbrieven of e-mails? Dan is een eigen AI-agent dé tool om slimmer te werken.

In ChatGPT of CoPilot kun je zo’n agent bouwen: een digitale collega die je vaste schrijfklussen overneemt. Je geeft vooraf instructies mee over stijl, structuur, inhoud en toon. Ook kun je voorbeelden toevoegen van ‘goede teksten’. Daarna hoef je alleen nog input te geven. De agent kan de basis al voor zo’n 80% schrijven.

Een volledige handleiding gaat te ver voor dit blog, maar dit zijn de voordelen:

je krijgt consistente en betere output, afgestemd op jouw stijl
je bespaart tijd bij elke opdracht
je houdt grip op toon, lengte en inhoud

Je kunt agents maken voor:

memo’s en notities
e-mails
blogs of nieuwsberichten

💡 Wij helpen regelmatig organisaties bij het inrichten van zo’n AI-agent. Interesse in een sessie om dit samen te bouwen, afgestemd op jouw werk? Stuur een bericht naar ton@klanq.nl – we denken graag mee.

Stap 5: check je tekst

AI kan veel, maar is (nog) geen volwaardige collega. Lees je tekst dus altijd kritisch na. Stel jezelf deze vragen:

Is de belangrijkste boodschap voor de lezer helder?
Is de structuur logisch en overzichtelijk?
Is de stijl helder?
Past de toon bij jou of je organisatie?

Let ook op specifieke blinde vlekken van AI:

Staat er geen vaag taalgebruik in (woorden als ‘belangrijk’ of ‘efficiënt’)?
Staan er geen onnodige herhalingen in?
Staan er stijl- of grammaticale fouten in?
Feitelijke fouten?
Inconsistentie in toon?

We hebben checklists voor specifieke tekstsoorten, zoals adviezen, memo’s, e-mails en nieuwsberichten. Vraag ’m aan via ton@klanq.nl. Of we maken er een voor jullie specifieke situatie.