Heldere teksten: (bijna) alles wat je wilt weten over schrijven

We verzamelden álle tips uit onze schrijftrainingen in dit artikel 

 

“Waar moet een goede tekst aan voldoen?” Dat is vaak de eerste vraag die cursisten stellen tijdens onze incompany schrijftrainingen. Een schijnbaar simpele vraag. Toch zijn boeken vol geschreven met antwoorden. We besparen je de tijd om al die schrijfboeken te lezen. In dit artikel van 10.000 woorden (pak gerust even koffie) geven we je alle tips. Laten we beginnen met de grootste valkuil: je wilt als schrijver vaak veel te veel vertellen. Bedenk liever wat je lezer nodig heeft. 

 

In dit artikel lees je stap voor stap hoe je het schrijfproces aanpakt

Dat begint al vóór het schrijven zelf. Als je namelijk helder weet wat je doel is, kun je veel eenvoudiger een structuur kiezen die fijn is voor je lezer. Je leest daarom meer over de drie meest voorkomende doelen én de effecten daarvan op je tekst. Bovendien vind je ook tips voor specifieke teksten: e-mails (blog met verrassende tips), adviezen, nieuwsberichten, vacatureteksten (blog waar je een reminderkaart kunt downloaden), rapporten en blogs (2 ingrediënten die schrijvers vaak vergeten). Over die teksten geven we namelijk de meeste incompany trainingen. En als bonus ook talloze links naar verdiepende blogs of websites. 

Structuur van je tekst

Na het bepalen van de juiste structuur begint het schrijven. Eindelijk! Je leest hoe je zinnen glashelder maakt. Hoe je je boodschap positief formuleert. En of taalniveau B1 echt zo’n wondermiddel is. Je voelt door de formulering waarschijnlijk al aan dat dit niet zo is. We leggen uit wat nog belangrijker is dan korte zinnen en hoogfrequente woorden. 

Stijl: helder schrijven én wat magie

Tot slot gaan we nog een stapje verder in een scherpe stijl. In het eerste deel richten we ons vooral op professionele en zakelijke teksten. Met andere woorden: teksten die jij als adviseur, consultant, beleidsmaker, communicatiemedewerker of manager schrijft. Wil je echt onderscheidend schrijven? Dan lees je aan het einde hoe je verrassende zinnen formuleert. Bijvoorbeeld door het gebruik van metaforen, specifieke werkwoorden én de omgeving. Klinkt mysterieus. Dat is het ook een beetje. Het gaat om technieken die je in de literaire wereld (creative writing) tegenkomt. Een snufje literatuur in je tekst, waarom niet?

We voegen ook nog wat magie toe: hoe schrijf je positief en motiverend? Vaak zijn we geneigd om te schrijven wat allemaal níet kan. Terwijl het omgekeerde veel beter werkt: wat kan wél? Daarmee zorg je bovendien voor een betere uitstraling van je organisatie.

De stappen naar een heldere tekst

Dit zijn de stappen (en meteen de inhoudsopgave) naar een heldere tekst: 

  1. Voordat je begint met schrijven: maak een plan
  2. Dit zijn de 3 belangrijkste schrijfdoelen
  3. Van je doel naar een logische structuur voor je tekst
  4. Help je lezer op weg met structuuraanduiders
  5. Schrijf in heldere en toegankelijke taal
  6. En hoe ziet dat dan met taalniveau B1 in je tekst?
  7. Enkele schrijftips voor gevorderde schrijvers
  8. Schrijf positief en motiverend
  9. Hulp nodig? We organiseren incompany schrijftrainingen op maat

 

Zoek je sluipweggetjes?

Dan hebben we enkele concrete handleidingen voor specifieke teksten. Daarin zie je voorbeelden van de opbouw van bijvoorbeeld een advies, mail, rapport of vacaturetekst. Dit zijn de handleidingen: 

  1. Handleiding voor het schrijven van een adviesrapport
  2. Handleiding voor het schrijven van een e-mail
  3. Handleiding voor het schrijven van een vacaturetekst
  4. Handleiding voor het schrijven van een instructie of protocol
  5. Handleiding voor het schrijven van nieuwsberichten
  6. Handleiding voor het schrijven van rapporten

 

Te weinig tijd om diepgravend onderzoek te doen?

Lees hier hoe je je tekst verbetert in 5 minuten, een kwartier of als je wél meer dan een uur hebt. 

 

 

Onze eerste tip tijdens een cursus schrijven: maak een plan

Haal je vingers van het toetsenbord. Want de ik-doe-het-in-één-keer-goed-strategie leidt ongetwijfeld tot ongelukken. In dit geval: meer onduidelijkheid en uiteindelijk meer werk. Schrijven vraagt om een lange adem, om geduld. De kunst is om het schrijven zélf zo lang mogelijk uit te stellen. Klinkt misschien tegenstrijdig. Toch werkt het.

De reden is simpel: je hebt je schrijversbril nog op. De reden dat je schrijft is waarschijnlijk dat je iets wilt vertellen. Je hebt nieuws dat je wilt delen op een (interne) website, een advies voor de raad van bestuur of een mail voor collega’s met een aanpak voor het project. De kunst is om een brug te slaan naar je lezer. Dat doe je met de eerste stap: het doel van je tekst bepalen. Tijdens schrijftrainingen gebruiken we deze Mindf*ck wel eens om cursisten op het goede spoor te zetten (blog)

 

Bepaal het doel van je tekst: wat wil je bereiken?

Een tekst zonder doel is als een reis zonder bestemming. Natuurlijk, dat kan heerlijk zijn. Maar je lezer is vaak niet in een vakantiemodus. Ze willen zo snel mogelijk weten wat het doel is. Waarom ze jouw tekst moeten lezen. Wat het ze oplevert. En de garantie dat jij voor de beste route hebt gekozen om dat doel te bereiken. De reden is dat lezers worden overladen met teksten en daarom keuzes moeten maken. Dit betekent dat jij als schrijver precies weet wat je met je tekst wilt. 

 

Tip: het doel van je tekst bepaalt de opbouw van je tekst 

Niet andersom. Bij ieder doel heeft een lezer immers specifieke vragen. Zijn informatiebehoefte is dus verschillend. Een voorbeeld: als iemand een folder krijgt over een toekomstige operatie die hij moet ondergaan, wil hij weten hoe hij zich voorbereidt, wat de ingreep inhoudt en waar hij daarna rekening mee moet houden. 

Schrijf je een advies voor nieuwe koffieautomaten op kantoor? Dan wil je lezer weten welke automaten je voorstelt, waarom deze keuze en wat het kost. Informeert de gemeente je over wegwerkzaamheden in je straat? Dan wil je weten wanneer ze beginnen, wanneer ze klaar zijn en of je wel thuis kunt werken met die herrie. Oké, je snapt het punt. Een lekker leesbare tekst geeft in een logische volgorde antwoord op de vragen van de lezer.

 

 

Dit zijn de 3 belangrijkste schrijfdoelen

We nemen de belangrijkste schrijfdoelen onder de loep:

 

Schrijfdoel 1: informeren

Dit is een breed schrijfdoel, dat begrijpen we. Daarom enkele voorbeelden. Je wilt je lezer bijvoorbeeld informeren over veranderingen binnen je organisatie: van parkeerbeleid tot kwaliteitskeurmerken, van secundaire arbeidsvoorwaarden tot een nieuwe directeur. Of je wilt klanten informeren over een nieuwe koers of voorwaarden.

Vaak heb je bij dit doel te maken met geïnteresseerde lezers. Lezers die betrokken zijn bij jouw tekst, omdat het collega’s of klanten zijn. Dat is een voordeel. Je hoeft iets minder moeite te doen om ze je tekst in te trekken. Daarom kun je bij dit doel het beste denken aan de opbouw van een krantenartikel. Een journalist heeft immers ook als doel om de lezer te informeren over actuele gebeurtenissen. Wat wil je dan als lezer weten? Juist: het nieuws. Houd daar rekening mee tijdens het schrijven. Begin met je belangrijkste boodschap. 

Teksten met dit doel:

 

Schrijfdoel 2: enthousiasmeren

Soms wil je een stap verder gaan. Je wilt je lezer enthousiast maken, bijvoorbeeld voor een nieuw product, dienst of scholing. Dan is alleen informeren niet genoeg. In jouw tekst zit immers een call-to-action: je wilt dat je lezer iets doet. Bovendien zijn deze lezers vaak niet direct geïnteresseerd in je tekst, zoals bij een informerende tekst. Je moet dus meer je best doen. Dat maakt je niet meteen een schreeuwende marktkoopman, toch heb je wel iets om te verkopen.

Bij dit schrijfdoel is het belangrijk om aan te sluiten bij een wens (of angst) van de lezer. Op de motieven waar jouw product een oplossing voor is. Vaak werkt het goed om te beginnen met zo’n trigger. Denk maar aan reclames. Vaak zie je eerst een herkenbare situatie en vervolgens het product dat aan die frustratie of verlangen een einde maakt. Die techniek kun je ook toepassen in teksten. 

 

Teksten met dit doel:

Schrijfdoel 3: adviseren (daar gaan de meeste incompany schrijftrainingen over die we geven)

De directie of jouw manager vraagt om een advies. Of je hebt zelf een goed idee voor je klanten of jouw organisatie. Je begint dus aan een adviserende tekst. In zo’n tekst heb je in ieder geval twee ingrediënten: een helder advies én een onderbouwing waar geen speld is tussen te krijgen. Een andere voorwaarde: de tekst moet zo kort als mogelijk zijn. Want directeuren en managers hebben aan één ding altijd gebrek: tijd.

Dit schrijfdoel vraagt om een goed gestructureerde tekst. Lezers willen snel weten waar ze aan toe zijn: wat is je advies? Waarom? En wat zijn de nadelen? Sluit met je tekst aan op deze behoefte van de lezer. Onze incompany schrijftrainingen (hier vind je 'm) gaan meestal over dit schrijfdoel. Dat is niet zo gek: de meeste teksten binnen een organisatie zijn adviserend. De meeste schrijvers denken echter dat ze informeren, terwijl de lezer een advies nodig heeft. De (denk)stap van informeren naar adviseren kan wonderen doen voor je tekst. 

Teksten met dit doel:

 
 

Van je doel naar een logische structuur voor je tekst

Soms lijkt het alsof iedere tekst een andere structuur heeft. Natuurlijk zijn er veel variaties mogelijk, maar grofweg kun je twee manieren onderscheiden om een tekst op te bouwen: een trechter- of piramidestructuur.

 

Structuur 1: opbouw in de vorm van een trechter

  • Je begint algemeen, bijvoorbeeld met de achtergrond, aanleiding of context.
  • Je neemt de lezer in de tekst mee naar je belangrijkste punt of conclusie.
  • Gebruik deze structuur in teksten voor lezers die verdieping zoeken én de tijd nemen voor jouw tekst.

 

Structuur 2: opbouw in de vorm van een piramide

  • Je begint met de kern.
  • De belangrijkste informatie geef je direct in een korte alinea van drie of vier zinnen. Of zelfs al in de inleiding.
  • Gebruik deze structuur in teksten voor lezers die snel antwoord willen op een vraag.
  • Deze structuur zie je vaak in digitale teksten, adviezen en nieuwsberichten.

 

Hoe bepaal je nou de juiste structuur voor jouw tekst? In onze schrijfcursussen formuleren we die vraag vaak op een andere manier:

 

Waarom kies je niet voor een piramideopbouw?

Dat is een nogal sturende vraag, dat weten we. De reden is dat we merken dat lezers in meestal meteen een antwoord op hun vraag willen. Dat heeft te maken met de stortvloed aan teksten waar we aan worden blootgesteld, vooral online. Daarom moeten we snel keuzes maken: wat lezen we wél en wat níet? Tel daarbij op dat onze aandacht steeds vluchtiger is. We zijn snel afgeleid.

Dit betekent dat de meeste lezers het fijn vinden als ze weten wat de kern van jouw tekst is. Ze kunnen dan een goede beoordeling maken: doorlezen of niet? Klinkt logisch, zo horen we vaak van cursisten. Toch is het in de praktijk lastig, omdat:

  

  • We (te)veel willen vertellen.
  • We bang zijn dat een lezer afhaakt als hij de clue al kent.
  • We tijdens een studie geleerd hebben om in trechter te schrijven

In de meeste gevallen sluit een piramideopbouw het beste aan bij de behoefte van de lezer. Neem dit dus als uitgangspunt. Wanneer kies je wél voor een trechtertekst? Bijvoorbeeld als:

  • Je een scriptie schrijft en de methoden en literatuur belangrijker zijn dan je conclusie.
  • Je spanning wilt creëren in een blog, anekdote of column.
  • Je toch eindelijk gaat beginnen aan dat boek.   

 

 

We vatten het nog even samen: van doel naar structuur (de zinnen volgen zo)

Je hebt nu al veel werk verzet voor je tekst. Dat voelt misschien niet zo, omdat er nog geen letter op papier staat. Maar vertrouw ons, die tijd win je straks moeiteloos terug. En belangrijker: je lezer vliegt door je teksten heen.

Tot nu toe heb je de volgende vragen (én antwoorden) geformuleerd die als kapstok voor je tekst dienen:

 

Waar gaat het over? 

Dat is het onderwerp van je tekst. 

 

Wie leest het? 

Dat is je doelgroep. Pas op: natuurlijk wil je dat de hele wereld je magnum opus leest. De kunst zit in de beperking: wie zijn je belangrijkste lezers?

 

Wat is je doel? 

Met andere woorden: wat wil je bereiken? Hoe concreter je dit kunt verwoorden, hoe beter. Wat moeten mensen weten, kunnen of doen?

 

Wat wil je lezer weten? 

Dat zijn je lezersvragen. Schrijf ze gewoon op. Zet ze vervolgens in een logische volgorde: wat wil je lezer eerst weten? Wat daarna? Een goede tekst geeft in dezelfde volgorde antwoord. Daarmee sluit je aan bij de informatiebehoefte van je lezer.

 

 

De volgende stap (ook tijdens een schrijftraining): help je lezer op weg met structuuraanduiders

 

Weet je waarom de meeste lezers afhaken? Dat heeft vaak niets te maken met lange zinnen, details of onbegrijpelijke woorden. De belangrijkste reden: het ontbreken van een duidelijke structuur. Een structuur die de lezer bij de hand neemt, hem onderweg vertelt waar hij is en hem zo ongemerkt naar het einde leidt. 

Bij romans, gedichten en thrillers wil de lezer geamuseerd worden. Een bekend advies voor het schrijven van een boek luidt: Make them laugh, make them cry, make them wait. Het is voor de lezer immers spannender om zélf losse eindjes aan elkaar te knopen. Dat geldt niet voor de teksten die jij waarschijnlijk schrijft. Daarbij is de lezer op zoek naar informatie. En daar wil hij vooral niet te lang naar zoeken. Een duidelijke structuur helpt je lezer om meteen te vinden wat hij zoekt.

Je hebt je doel en je structuur bepaald. Een goed moment om die inzichten te vertalen naar handige wegwijzers in je tekst. Hieronder lees je meer over de negen belangrijkste structuuraanduiders:

 

  1. alinea’s
  2. witregels
  3. tussenkoppen
  4. signaalwoorden
  5. opsommingen
  6. visualiseren
  7. vetgedrukte woorden
  8. lay out
  9. hyperlinks  

 

Alinea’s: begin met een kerzin

Begin een alinea het liefst met een zin die de kern van de alinea weergeeft. Dit is de kernzin (topic sentence in het Engels). De lezer weet nu wat hij kan verwachten. Beschouw de rest van de alinea als de toelichting bij die kernzin. Probeer niet te veel informatie in één alinea te zetten. Dit is de meest gemaakte fout op alinea-vlak. Houd het bij één boodschap per alinea. Nieuwe boodschap = nieuwe alinea.

 

Witregels: gun je lezer wat lucht in je tekst (vooral online)

Witregels geven je lezer lucht. Even pauze. Voor hun ogen en voor hun geest. Gebruik ze daarom om alinea’s van elkaar te scheiden. Met een goede tussenkop ‘trek’ je je lezer de volgende alinea in.

 

Tussenkoppen: help de scannende lezer

Zet boven iedere alinea een goede tussenkop. Of – bij een langere tekst- gebruik een samenvattende kop voor twee of drie alinea’s. Kun je geen goede tussenkop bedenken? Kijk dan nog eens goed of je alinea wel één hoofdgedachte heeft. Misschien kun je de alinea opsplitsen (en beide alinea’s een passende tussenkop geven) of misschien kun je een deel schrappen. Goed om te weten: tussenkoppen doen het ook uitstekend in (langere) e-mails. Via deze kopjes kan je lezer je tekst scannen.

 

Signaalwoorden: geef het verband aan tussen je zinnen

Signaalwoorden geven aan welk verband er tussen alinea’s en zinnen bestaat. Ze zijn het geheime ingrediënt van heldere zinnen. Signaalwoorden geven structuur aan je tekst en zorgen voor samenhang tussen alinea’s. Welk signaalwoord je kiest, ligt aan het soort verband dat je wilt aangeven:

  • Tijd: eerst, vervolgens, daarna, toen, tenslotte
  • Plaats: hier, daar, waar, waarin, waarop
  • Tegenstelling: echter, maar, daarentegen, hoewel, toch, tenzij
  • Opsomming: en, ook, daarnaast, bovendien, ten eerste, ten tweede
  • Argumentatie: want, namelijk, omdat
  • Verklaring: dus, omdat, daarom, daardoor

 

Opsomming: dat geeft rust

Maak een opsomming als informatie uit drie of meer delen bestaat (zoals hierboven bij de signaalwoorden). Gebruik opsommingstekens. Je hebt verschillende soort opsommingen:

Het boodschappenlijstje

  • brood
  • pindakaas
  • wasmiddel

(zonder hoofdletters, zonder punten)

 

Losse zinnen

Het organiseren van een schrijftraining heeft verschillende voordelen:

  • Onze mensen kunnen sneller een tekst schrijven.
  • De lezers begrijpen de tekst beter.
  • We werken aan het klantvriendelijke imago van onze organisatie.

(Iedere zin met een nieuwe hoofdletter en een punt aan het einde)

 

Doorlopende zin

Het organiseren van een schrijftraining is slim, omdat:

  • onze mensen sneller een tekst kunnen schrijven;
  • de lezer de teksten beter begrijpen;
  • we tegelijkertijd werken aan ons klantvriendelijke imago.

(Iedere zin met een kleine letter. Aan het einde van de zin een puntkomma. Aan het einde van de laatste zin een punt.)

 

Visualiseer: beeld werkt soms beter dan tekst

Een beeld zegt meer dan duizend woorden. Visualisatie van informatie is ontzettend populair. Ook omdat laaggeletterden je boodschap dan (beter) begrijpen. Denk bijvoorbeeld aan animaties bij overheden en in de zorg. Visualisaties werken ook uitstekend in teksten: tabellen, icoontjes, infographics en afbeeldingen. Gebruik het alleen als het iets toevoegt.

 

Vetgedrukte woorden: trek de aandacht van je lezer

Dikgedrukte woorden trekken de aandacht en kunnen de lezer daardoor houvast geven. Ben hier wel zuinig mee anders wordt je pagina onoverzichtelijk.

 

Lay-out: wees consistent 

Zorg ervoor dat je tekst rustig overkomt. Consistentie is heel belangrijk. Bijvoorbeeld: steeds dezelfde koppen (vet of cursief), steeds dezelfde dubbele of enkele aanhalingstekens, steeds dezelfde termen om hetzelfde aan te duiden, steeds dezelfde schrijfwijze.

 

Hyperlinks: hulp voor de online lezer

Schrijf je digitale teksten? Hyperlinks zijn heerlijk voor de scannende lezer. En een handige manier voor jou om iemand door je content heen te leiden. 

 

 

Schrijf in heldere en toegankelijke taal

 

Ken je De donkere kamer van Damocles? Dat oorlogsboek van schrijver W.F. Hermans? Hoewel het boek in 1958 verscheen, was W.F. Hermans zijn tijd ver vooruit. In ieder geval qua stijl: de zinnen zijn kraakhelder. De schrijver zei daar zelf over: ‘Een zin is de kortste afstand tussen twee punten.’ Daar zijn wij het (bijna altijd) volledig mee eens. Hieronder leer je meer over het formuleren van goede zinnen. Allereerst de basis, dan enkele tips als je een stap verder wilt gaan. Tot slot gaan we in op de juiste woorden.

 

Schrijf actief en vermijd hulpwerkwerkwoorden

Vermijd hulpwerkwoorden als kunnen, worden en zullen. Door die woorden zijn je zinnen minder krachtig. Bovendien zijn ze onduidelijker en ouderwetser.

  • Niet: Het gesprek zal ’s middags om 15.00 uur plaatsvinden.
  • Maar: Het gesprek is om 15.00 uur.

 

Gebruik geen aanloopzinnen

Dit zijn zinnen die beginnen met woorden als ‘omdat’, ‘aangezien’ en ‘als’. Je zinnen worden daardoor onnodig lang. De oplossing is simpel: draai je zin om. Lees hier hoe Ton naar adem moest happen bij zo'n zin (blog).

  • Niet: Omdat we bezig zijn met de invoering van een nieuw elektronisch patiëntendossier (epd), vertellen we je tijdens een online bijenkomst graag meer over de uitgangspunten en de planning.
  • Maar: Leer meer over ons nieuwe elektronisch patiëntendossier. Tijdens een online bijeenkomst hoor je alles over de uitgangspunten en de planning.

       

Hou je zinnen kort

Een houvast: maximaal 12 woorden per zin. Zijn je zinnen langer? Bedenk dan wat écht belangrijk is. Geef je lezer slechts één boodschap per zin. En denk aan de uitspraak van W.F. Hermans over de afstand tussen twee punten.

  • Niet: De afgelopen maanden zijn we druk bezig geweest met de voorbereiding voor een migratie naar een nieuw inlogsysteem. Als een gevolg daarvan zullen sommige van de services die je gebruikt via een andere URL benaderd gaan worden en ga je inloggen met een andere gebruikersnaam.
  • Maar: Vanaf 12 januari log je in met een andere gebruikersnaam.

 

Schrijf in de tegenwoordige tijd (tt)

Met de tt is je informatie urgenter. Klinkt logisch, toch gaat dit vaak fout. Bij een terugblik op een bijeenkomst ben je geneigd in de verleden tijd te schrijven. Het is toch al gebeurd? Leer van journalisten: ook oud nieuws staat in de tt: “Containerschip verliest lading”.

 

Schrijf modern

Op papier lijken veel organisaties (en schrijvers) veel ouderwetser en stoffiger dan nodig is. Zo sturen cursisten vaak van tevoren enkele teksten op. Op basis daarvan denken wij in een tijdmachine te stappen. Toch blijken die mensen tijdens de training veel frisser, enthousiaster en moderner te zijn dan ze uitstralen in hun tekst. De oorzaak van ons verkeerde beeld: dat ouderwetse taalgebruik. 

Deze ouderwetse woorden kun je makkelijk vervangen door een moderne variant:

middels - via | omtrent - over | retourneren - terugsturen | inzake - over | te zijner tijd - later | terstond - meteen | ingevolge - door | ten behoeve van - voor | aangezien - omdat | aandachtig - goed | aangaande - over | aanvang - begin | alvorens - voordat | doch - maar | respons - antwoord |n met betrekking tot - over | behoudens - behalve | desalniettemin - toch | destijds - toen | mits - als | tevens - ook | omniet - gratis | derhalve - daarom | thans - nu | indien - als | implicatie - gevolg | in goede orde - goed | jegens - tegenover | nochtans - echter | oogmerk - doel | reeds - al

 

Schrijf duidelijk: pas op met de naamwoordstijl

Dit zijn werkwoorden die veranderd zijn in zelfstandige naamwoorden. Door deze stijl is het vaak onduidelijk wat je er precies mee bedoelt. Bovendien wordt je tekst droog en saai. Een voorbeeld: 

Doorontwikkeling. Pfff.

 

En hoe zit het dan met taalniveau B1 in je tekst?

 

Taalniveau B1 is een gevleugelde term (dat is duidelijk géén B1-woord) in communicatieland. Het lijkt dé meetlat om je teksten te beoordelen. Het is zeker een prima houvast om helder te schrijven. Toch is het maar een deel van de waarheid.

Even terug naar de basis. Wat is een taalniveau? Om taalonderwijs om elkaar af te stemmen, is er een Europees Referentiekader vastgesteld. Dat kader gaat van niveau A1 tot en met C2. Waarbij niveau A1 het laagste niveau is. Je begrijpt slechts enkele zinnen en woorden. Je kunt net een baquette bij de Franse bakker bestellen. Niveau C2 is het hoogste niveau. Denk hierbij bijvoorbeeld aan wetenschappelijke artikelen. 

 

Veel organisaties nemen B1 als uitgangspunt

Het adagium luidt: 60% van de Nederlanders begrijpt maximaal taalniveau B1. Daarom zie je dat veel organisaties, zoals de overheid, dit niveau als uitgangspunt neemt voor hun communicatie. Je ziet ook synoniemen terug als ‘Klare Taal’, ‘Duidelijke Taal’, ‘Eenvoudig Nederlands’. Denk daarbij aan korte, makkelijke zinnen, eenvoudige woorden en een actieve schrijfstijl. 

Superhandig, toch? Tja. Helaas zitten er wat addertjes onder het gras. Want:

  • De cijfers over taalniveau B1 zijn schimmig en niet onderbouwd.
  • Het is onduidelijk waar een B1-tekst echt aan moet voldoen.
  • Voor een goed begrijp zijn andere tekstkenmerken minstens zo belangrijk.

 

Niet alleen korte zinnen, vooral de samenhang tussen zinnen is belangrijk

Vooral dat laatste aspect is belangrijk. Het gaat namelijk niet alleen om korte zinnen en heldere woorden. Nee, het gaat juist om de samenhang tussen de zinnen. Zogenaamde verbindingswoorden helpen de lezer om deze samenhang te zien. Deze woorden zorgen ervoor dat je sneller kunt lezen én dat je de tekst beter kunt onthouden. We schreven er een blog over met voorbeelden van alinea’s zónder en mét verbindingswoorden. 

 

We organiseren zelf ook trainingen over het schrijven op B1-niveau

Daarin leggen we uit wat de voordelen zijn van B1. Daarna laten we echter ook zien wat nóg belangrijker is. Juist, die samenhang tussen je zinnen. Kortom: B1? Gebruik het als inspiratie, niet als dwingende regel. Tot slot nog een tip: kijk op www.ishetb1.nl om te checken of een woord begrijpelijk is. Je krijgt daar ook enkele alternatieven.

 

Enkele schrijftips voor gevorderde schrijvers

 

Hierboven las je meer over professionele of zakelijke teksten. Dat is immers de omgeving waar we het meeste komen met onze incompany schrijfcursussen: ziekenhuizen, gemeenten, bureaus en tal van andere organisaties. Dat vinden we een genot. Want stiekem zien de meeste mensen op tegen zo’n schrijftraining: ‘Oh nee, het gaat toch niet over d’s en t’s?’. Jeugdtrauma’s.

Hoe mooi is het om de gezichten na afloop te zien. Eindelijk kunnen mensen hun ideeën, gedachten of enthousiasme vertalen naar overtuigende teksten. In minder tijd bovendien. Gelukkige schrijvers én lezers. 

Wil je dat jouw tekst onderscheidend is of meer impact maakt? Dan zijn de regels hiervoor een goed startpunt. Maar misschien heb je de smaak nu te pakken. Of ben je tekstschrijver, contentspecialist of copywriter. Creatieve schrijfoefeningen kunnen je op weg helpen (artikel met tips en oefeningen). Hieronder lees je hoe je zinnen een extra zetje geeft.

 

Schrijf specifiek

Vermijd algemene informatie, maak gebruik van voorbeelden. Daarmee roep je beelden op en geef je nog meer informatie. Kijk maar:

 

            Algemeen:      Hij zet iets lekkers op tafel, terwijl zij televisie kijkt.

            Specifiek 1:      Hij legt de zak chips op tafel, terwijl zij Wie is de Mol kijkt.

            Specifiek 2:      Hij zet de schaal gemberkoekjes op de salontafel, terwijl zij Nieuwsuur kijkt.

 

Versnel en vertraag in je tekst

Een goede tekst heeft ritme, net als muziek. Luister daarom ter inspiratie eens naar jouw lievelingsmuziek (klassiek, rap, jazz; wat jij maar leuk vindt) en merk hoe het ritme en tempo varieert. Zo kun je ook luisteren naar het ritme van speeches, theaterteksten of dialogen op straat of in films. Of lees. En let – meer dan op de inhoud van de tekst - op wat jou wel en niet aanspreekt qua ritme.

Korte zinnen zijn helder. Ze lezen snel en lekker. Maar eentonigheid in lengte is saai. Juist tempowisselingen zijn prettig. Formuleer dus gerust een langere zin – met hier en daar wat uitweidingen – om het tempo te verlagen en je lezer even op adem te laten komen en alles te verwerken. Tot je hem wakker schudt. Met een korte zin.

 

Gebruik metaforen (maar pas op!)

Een metafoor is een stijlmiddel waarbij je twee dingen met elkaar vergelijkt. De eigenschappen van het één pas je toe op het ander. Het is belangrijk dat de metafoor écht iets toevoegt. Lees Tommy Wieringa, die dit goed beheerst: “Zijn testament was een puinhoop. De familie leek tijdens de verdeling op een etnisch conflict op de Balkan.”

Een ander mooi voorbeeld dat we tegenkwamen: mediforen. Dat zijn metaforen die je gebruikt in de zorg. Zo is een liesbreuk de bult bij een binnenband. Is eczeem een afbrokkelende muur. En voelt pseudokroep alsof je ademt door een rietje.

Maar pas op: metaforen of beeldspraak maken je tekst niet altijd helder. Met name figuurlijk taalgebruik zorgt ervoor dat laaggeletterden je niet altijd begrijpen. Want wat is ‘op het punt staan om’ of ‘een grens trekken’?

 

Gebruik de omgeving

Je kunt veel vertellen door de omgeving te beschrijven. Dat is spannender voor de lezer, omdat hij moeite moet doen. Je laat de lezer zelf de puzzel oplossen. ‘Don’t give them 4, give them 2 + 2’, is een gevleugelde uitspraak in storytellingland. Een voorbeeld:

 

  • Je kunt schrijven:          Er waren drie uren verstreken.

  • Maar ook:                      De kaars was opgebrand.

  • Of:                                 De gespilde koffie was opgedroogd.

 

Daarnaast is een beeld nooit neutraal. Je bekijkt iets altijd vanuit een emotie. Neem een roos. Als je blij bent, benadruk je de schoonheid. Als je verdrietig bent, zie je de schaduwen van de kelkbladeren.

 

Schrijf positief en motiverend (ook wel bekend als focustalk)

Raar eigenlijk, dat we vaak de nadruk leggen op het negatieve. Op de pijn. Of op de dingen die níet kunnen. Negatieve woorden zorgen voor een negatieve reactie. Andersom werkt dat ook: positieve woorden zorgen voor een glimlach, een goed gevoel. Woorden werken als een spiegel. Communiceren met een glimlach is voor alle organisaties beter. Lees maar:

 

Vermijd negatieve formuleringen

‘Maandag ben ik niet aanwezig. Uw mail wordt niet gelezen of doorgestuurd.’ Niet echt een warm welkom van je afwezigheidsassistent. Bedenk: wat willen mensen weten? Juist: wanneer je er wél bent.

‘Dinsdag sta ik weer voor je klaar. Kan je vraag niet wachten? Mail dan een van mijn collega’s via info@klanq.nl. Zij helpen je graag.’

 

Benoem het gedrag dat je wilt zien

We zijn geneigd om te zeggen wat je níet moet doen: laat die vaas niet vallen! Terwijl de positieve variant beter werkt: houd de vaas goed vast. In het onderwijs noemen ze dit ‘Plustaal’. Het stimuleert kinderen om door te zetten. Dat werkt ook prima bij je collega’s of klanten. 

 

‘Moeten’? Wat levert het je lezer op?

Bij woorden als ‘moeten’ en ‘dienen’ springen bij veel mensen de nekharen overeind. Die woorden zijn helemaal niet nodig: eerst adviseer je, vervolgens benoem je het positieve effect. Kijk maar:

 

  • Niet: U dient het formulier vóór donderdag terug te sturen.
  • Maar: Stuur het formulier vóór donderdag terug. Dan kunnen we je aanvraag deze week in orde maken.

 

Praten over bijwerkingen zorgt voor bijwerkingen

Dit heet nocebo, het sombere broertje van placebo. Zegt de dokter dat je last krijgt van hoofdpijn? Dan kun je zomaar hoofdpijn krijgen, ook al is het geen bekende bijwerking. Woorden werken als een spiegel, houd daar rekening mee.

 

Een paar voorbeelden

  • De trein heeft 5 minuten vertraging - De trein vertrekt over 5 minuten
  • Geen probleem - Graag gedaan
  • Wachtruimte - Ontvangstruimte
  • Vergeet je tas niet - Denk aan je tas
  • Niet parkeren buiten de vakken - Bedankt voor het parkeren binnen de vakken
  • Wat is je probleem? - Hoe kan ik je helpen?
  • Laat eens zien of je dit kunt - Laat eens zien hoe je dit doet

Download hier een handige reminderkaart. Met nóg meer voorbeelden!

 

Taalgebruik van makelaars: iets té posititief

Je kunt er natuurlijk ook doorslaan in postitief taalgebruik. En deze beroepsgroep is daarin de absolute koploper …

…makelaars!

Ze toveren met taal. Zien de zon achter iedere regenbui.Vertalen schimmel, betonrot en houtworm naar een ‘eenvoudige staat van onderhoud’. En staat er een toilet middenin in je keuken? Dan is dat een ‘speelse indeling’.

Toegegeven, knap is het wel. Het lijkt ons heerlijk om zo in het leven te staan. Bovendien prikt iedere huizenkoper er vast snel doorheen (als je al een keuze hebt natuurlijk). Daarom een paar vindingrijke voorbeelden. Mét vertaling.

 

☀️ Uniek uitzicht

🌧️Een milieustraat voor je deur

 

☀️Dichtbij uitvalswegen

🌧️Een snelweg op 100 meter afstand

 

☀️Vintage design

🌧️Alsof je in het openluchtmuseum woont

 

☀️Authentieke details

🌧️Verbouwen kost je nog jaren

 

☀️Een gezellig buurtje

🌧️Ieder zomeravond als een festival

 

☀️Een knusse tuin

🌧️Je groencontainer als bijzettafel

 

☀️Een smaakgebonden badkamer

🌧️We hebben nog niemand gevonden met deze smaak

 

Tot slot

Gefeliciteerd, je bent bij het einde van dit artikel gekomen. Betekent dit automatisch dat je kristalhelder, overtuigend en onderscheidend schrijft?

Helaas (nog) niet. 

Je leert immers ook niet tennissen door een handboek te lezen. Je moet vooral oefenen. Zo is het ook met schrijven. Hoe meer je schrijft, hoe beter je wordt. 

Geniet ook van de reis, je vorderingen, je verraste lezers. Want schrijven is één van de leukste dingen die er is. Tenminste, vinden wij 😉.

 

Hulp nodig? We organiseren incompany schrijftrainingen op maat

Bel of mail ons gerust, we denken graag mee. Je bereikt Ton via 0648165703 en ton@klanq.nl.

 

Specifieke handleiding voor veelvoorkomende teksten

Tot slot nog wat sluipweggetjes naar heldere teksten. Hieronder vind je specifieke handelingen voor enkele tekstsoorten. Daarin maken we de tips zo concreet mogelijk, mét voorbeelden. Je leest meer over:

 


 

Handleiding voor het schrijven van een adviesrapport

Je hebt een goed idee. Of je manager, directeur of raad van bestuur vraagt je om mee te denken over een probleem. Kortom: je gaat aan de slag met een adviserende tekst. Een tekst waarin je jouw idee of oplossing presenteert én uitlegt waarom dit goed werkt.

 

Wat heeft je lezer nodig bij een advies?

In dit artikel las je al een belangrijke eis van een goed gestructureerde tekst. Namelijk: je geeft in een logische volgorde antwoorden op de vragen van de lezer. Laten we ons eens inleven in die manager die jouw advies onder ogen krijgt. Wat wil hij weten?

Allereerst: waarom kom je nú met dit advies? Met andere woorden: wat is het probleem waar jij een oplossing voor hebt? Vervolgens is hij benieuwd naar je advies: wat stel je voor (en wat kost dat)? De volgende vragen zijn: wat bereiken we hiermee én waarom kies je voor deze oplossing?

Klinkt logisch. Waarschijnlijk heb je ongeveer dezelfde vragen als je partner tijdens het inruimen van de vaatwasser zijn of haar advies geeft over jullie dilemma: verhuizen of verbouwen? Ook dan wil je eerst weten voor welke optie je partner kiest. En daarna pas de overwegingen. Zodat je die kunt plaatsen in het licht van die conclusie. Vertelt je partner het andersom? Dan luister je maar half. Je bent afgeleid, omdat je vooral wilt weten waar dat verhaal naartoe gaat.

In zakelijke teksten gaat het vaak ook zo. Als schrijver wil je de lezer graag meenemen in je verhaal. Daarom begin je met de achtergrond, context en overwegingen. Met de beste intenties natuurlijk. Maar je voelt het waarschijnlijk al aankomen: je lezer is afgehaakt. Die heeft immers nóg tien teksten die op hem wachten. Stel je dus op als adviseur en adviseer.

 

Wat betekent dat voor je adviserende tekst?

 Je weet wat je lezer nodig heeft. Dan is de opbouw van je adviestekst een peulenschil. Kijk maar:

 

Begin met je aanleiding

De vraag die je hierin beantwoordt: waarom dit advies op dit moment? Vaak is er zo’n concrete aanleiding. Dat kan met de buitenwereld te maken hebben: een veranderende situatie bij klanten, de wetgever of concurrenten. Of intern: minder mensen, een slimmer proces of een nieuwe afdeling.  

 

Schrijf daarna je adviezen op

Wat stel je concreet voor? Formuleer je adviezen zo kort en helder mogelijk. Maak er geen verhalende tekst van. Som ze liever op. Dan kan je lezer ze stuk voor stuk beoordelen. Vaak heb je namelijk verschillende adviezen. Adviezen die gaan over jouw oplossing (de inhoud), de manier om daar te komen (de aanpak) en de eventuele kosten.

 

Geef vervolgens je doel

Je hebt de aandacht van je manager te pakken. Nu wil hij weten: wat bereiken we hiermee? Een oplossing is immers alleen interessant als dat een voordeel oplevert voor je organisatie of jullie klanten, patiënten of partners. Denk daarom wat verder vooruit: wat is het effect over bijvoorbeeld een jaar? Wat is er op dat moment anders dan vandaag? Schrijf dat effect op.

 

Overtuig je lezer met argumenten

Waarom heb je voor deze oplossing gekozen om dat doel te bereiken? In je argumenten geef je antwoord op deze vraag. Hou het overzichtelijk: geef bijvoorbeeld maximaal drie argumenten voor ieder advies. Trek meteen alles uit de kast: begin altijd met je belangrijkste argument. Een handig ezelsbruggetje om scherpe argumenten te formuleren: zet (denkbeeldig) het woord ‘want’ achter je advies. Als je die zin afmaakt, heb je waarschijnlijk een goede formulering van je argument te pakken. 

 

Wijs de lezer ook op de negatieve kanten

Mmmh, haal je daarmee niet je eigen advies onderuit? Integendeel, je maakt het juist sterker! Dat heeft te maken met het blemishing-effect. Dit komt erop neer dat het benoemen van één of enkele negatieve eigenschappen van het product juist aantrekkelijker maken voor de koper. Die denkt  namelijk nog beter na over de koop en is daarom meer overtuigd. Dit werkt alleen als je eerst de voordelen (je argumenten) noemt. En natuurlijk moeten de negatieve aspecten deze argumenten niet overschaduwen. Let maar eens op de productreviews bij webwinkels. Vaak zie je daar bijvoorbeeld vijf plusjes en één of twee minnetjes. Bovendien: vind jij een laptop die alleen maar 5-sterrenrecensies heeft (op een schaal van 5) geloofwaardig?

 

Wat zijn de addertjes?

Details in je tekst zijn als de vogelpoep op je auto. Ze trekken je aandacht, je stoort je eraan. Zo gaat het vaak ook met adviserende teksten. Als schrijver ken je alle nunaces, alle details. Je wilt je kennis laten zien door die informatie op te nemen. Dan heb je immers een compleet verhaal.

Niet doen! Haal je auto nog even door de wasstraat voordat je deze doorstuurt. Haal de details, procesinformatie of achtergrond eruit. Tenzij ze noodzakelijk zijn om je advies te begrijpen. Ze leiden je lezer namelijk onnodig af van de rode draad. Sterker nog: vaak gaat de discussie tijdens een overleg alleen nog maar over die details. Ze kunnen je advies dus verzwakken. Kun je er geen afscheid van nemen? Dan is de bijlage een goede plek.

 

Hoe ziet een goede adviestekst eruit?

 Hieronder een voorbeeld van een adviestekst. Kort, bondig en niet compleet. Maar dan snap je ons punt.

 

Aanleiding

Kinderen ervaren vaak stress als ze naar de kinderafdeling komen. Dat geldt zowel voor een bezoek aan de polikliniek als bij een opname. Dat blijkt uit de enquête onder 245 ouders die we vorige maand afnamen.

 

Advies

1. Schaf 10 zorgrobots aan voor de kinderafdeling.

2. Stel hiervoor € 7.500,- beschikbaar.

 

Effect

Minder stress tijdens de behandeling zorgt voor betere resultaten.

 

Argumenten

De zorgrobots verminderen stress bij kinderen

Kinderen vinden het namelijk erg leuk dat ze rondgeleid worden door de robotdinosaurus. Bovendien stelt de robot een aantal quizvragen, waardoor kinderen beter voorbereid zijn op hun opname.

 

Andere ziekenhuizen zijn enthousiast over de inzet van robots

Bij het Erasmus MC en het Sint Antonius ziekenhuis hebben ze het afgelopen jaar geëxperimenteerd met deze robots. De verpleegkundigen geven aan dat kinderen minder angstig zijn als ze naar het ziekenhuis moeten. Patiënten geven de zorgrobot zelfs hogere cijfers dan hun menselijke collega’s op de afdeling. Dit blijkt uit twee werkbezoeken aan de ziekenhuizen in februari dit jaar.

 

De zorgrobots leveren tijdwinst op

We kunnen de robots namelijk ook gebruiken voor de vragenlijsten. Dat scheelt gemiddeld zo’n kwartier per patiënt.

 

De Stichting Vrienden van het Ziekenhuis levert een bijdrage

De Stichting Vrienden is enthousiast over deze innovatie. Daarom steunen ze dit met een bijdrage van € 7.500,- (50 % van de kosten). Dit betekent dat we zelf nog € 7.500,- betalen.

 

Om rekening mee te houden

De afdeling Medische Techniek voert eerst een laatste check uit

De zorgrobot valt namelijk onder de categorie ‘medische hulpmiddelen’. Dit betekent dat de robot moet voldoen aan de eisen, denk aan brandveiligheid en valgevaar. In andere ziekenhuizen leverde dit geen problemen op.

 


 

 

Handleiding voor het schrijven van een e-mail

E-mails: handig en snel. Binnen een paar minuten (of seconden) tik je een bericht, druk je op verzenden en informeer je bijvoorbeeld collega’s of klanten. Toch zijn e-mails een bron van frustratie voor veel mensen. Juist vanwege die snelheid bij het schrijven ervan. 

Het gevolg is dat mailboxen uitpijlen, het overzicht verdwijnt en mensen vooral bezig zijn met ‘het wegwerken van e-mails’. Dat kan écht anders. Een paar tips om minder én betere e-mails te schrijven.

 

Wat heeft je lezer nodig bij een e-mail?

Mails zijn geen romans. Je lezer wil niet vermaakt of geamuseerd worden. Een lezer heeft maar één vraag: wat moet ik hiermee? Op basis van dat antwoord besluit hij of het de moeite waard is om verder te lezen. 

Voordat je begint te tikken, denk na over deze vragen:

  • Kun je ook bellen of naar iemand toelopen? 
  • Voor wie is jouw e-mail écht relevant? Stuur hem alleen naar die mensen. Prop niet al je collega’s in de cc. 
  • Denk na over je belangrijkste vraag of mededeling: wat heb je nodig? Of wat moet de lezer weten? 
  • Voeg niet zomaar een bijlage toe. Niet iedereen leest bijlages. Zet de belangrijkste punten in de e-mail zelf.

 

Wat betekent dat voor je e-mail?

Kies een goede onderwerpregel 

Die regel bepaalt namelijk óf en hóe mensen je mail lezen. Maak je informatie zo concreet mogelijk 

 

Maak je e-mails kort

Beperk je in een mail tot de belangrijkste vraag of reactie. Laat (lange) overwegingen of beschouwingen achterwege. Het risico is namelijk dat je lezer er niet eens aan begint. Je lezer staat immers voor een keuze: die korte, overzichtelijke e-mails wegwerken óf beginnen aan dat lange epistel. 

 

Gebruik kopjes en kernzinnen in je mail

Zet boven iedere alinea een kopje. Zo kan je lezer je mail scannen. Begin iedere alinea met de belangrijkste zin. Geef daarna je uitleg.

Een simpele structuur met een groot effect. Door de kopjes ziet je informatie er namelijk overzichtelijk uit. Dit zorgt ervoor dat je lezer denkt:

 

Zet je lezer centraal 

Zet jezelf niet centraal in je e-mail. Begin zinnen liever niet altijd met ‘ik’ of ‘wij’. Draai het eens om en begin met de lezer. Klein verschil, groot effect. 

  • Niet: Ik ontvang je reactie graag uiterlijk donderdag.
  • Maar: Wil je uiterlijk donderdag reageren?

Klinkt een stuk aardiger, toch? 

 

Pas op voor clichés in de inleiding van je mail (in schrijftrainingen komen we de raarste fossielen tegen)

Het valt ons altijd op dat mensen in e-mails opeens veel ouder lijken dan ze zijn. Ze gebruiken woorden en formuleringen die al decennia oud zijn. Zoals:

  • Naar aanleiding van …
  • Met referte aan …
  • Hierbij …

Dat is helemaal niet nodig. Een gemiste kans, bovendien. Je wilt in een e-mail immers laten zien waar jij, je afdeling of organisatie voor staat. Nu blijft een bureaucratisch, stroperig beeld hangen. Vervang deze woorden en uitdrukken door moderne varianten:

  • We spreken elkaar op …
  • Je had een vraag over …
  • In de bijlage vind je …
  • Hierboven las je mijn ideeën over …

 

Hoe ziet een goede mail eruit?

E-mails zijn er in alle soorten en maten. In de e-mail hieronder passen we enkele tips van hierboven toe:

 

Beste meneer Gerards, 

U gaf aan dat de afspraak van 10 december niet goed uitkomt. U vroeg of we deze kunnen verzetten naar 11 december. 

 

11 december is prima 

We zien u dan graag om 11.00 uur. U kunt zich melden bij de balie van de polikliniek Dermatologie. U bereikt deze balie door vanaf de hoofdingang routenummer 686 te volgen. 

Tip: kom wat eerder om u in te schrijven 

U staat nog niet in ons patiëntenportal. Via dat portal kunnen we eenvoudig informatie met u delen, bijvoorbeeld foto’s of uitslagen. U kunt zich inschrijven bij de balie. Dit duurt ongeveer tien minuten. Neem een geldig identificatiebewijs mee. 

Tot binnenkort 

Heeft u eerder vragen? Dan kunt u ons bellen of een e-mail sturen. Ons telefoonnummer is (012) 345 67 89 en ons e-mailadres is dermatologie@ziekenhuisaltijdbeter.nl. 

 

Hartelijke groet, 

Ton Vogels 

medewerker polikliniek Dermatologie

 


 

Handleiding voor het schrijven van een vacaturetekst

Jullie zijn op zoek naar nieuwe collega’s. Dat valt nog niet mee. Want bij iederéén is op zoek naar nieuwe collega’s. Jij weet hoe leuk de organisatie is waar je voor werkt, hoe fijn je samenwerkt met collega’s. Maar hoe kun je die werkzoekende daarvan overtuigen? In de eindeloze rij vacatureteksten wil je meteen de aandacht trekken. Aandacht is vluchtig.

 

Wat heeft je lezer nodig bij een vacaturetekst?

Bij het schrijven van vacatureteksten maken veel schrijvers een klassieke fout. Ze vertellen wat bedrijf # doet. En stapelen vervolgens de eisen aan de kandidaat op elkaar. De luxe dat mensen daarop reageren is er niet meer. Je moet anders denken, in de huid kruipen van je nieuwe collega.

Als werkzoekende wil je weten: waarom moet ik daar werken? De inhoud van een functie als controller, secretaresse, teammanager, verpleegkundige en adviseur lijkt vaak op elkaar. Toch is het werken binnen jouw organisatie wél uniek. Vertel waarom. Bijvoorbeeld waarom jullie het nét even anders doen, hoe een werkdag eruitziet, wat voor team het is, hoe jullie met elkaar samenwerken, het jaarlijkse uitje, noem maar op. Je probeert niets te verkopen, je verleidt. 

 

Wat betekent dat voor je vacaturetekst?

Allereerst moet je vacature uniek zijn. Grijze, onopvallende vacatureteksten zijn er al genoeg. Veel vacatureteksten lijken op elkaar. Ze staan vol containerbegrippen en onpersoonlijke taal. Terwijl een vacature juist een spiegel moet zijn van je organisatie. Tip: lees je vacature nog eens na. Vervang de naam van je organisatie door de naam van een andere organisatie. Klopt de tekst nog steeds? Dan is het te weinig onderscheidend. 

 

Begin wervend 

Je intro moet meteen de aandacht trekken. Begin eens met een detail van de baan, een ander perspectief of een vraag. 

 

Vermijd deze woorden in je vacature

In dit artikel las je al meer over welke woorden werken. En vooral: welke niet. Denk aan het positief formuleren van je boodschap en woorden die je eigenlijk altijd kunt schrappen (in deze zin staat er al één). Vacatureteksten blinken uit in nietszeggende woorden. Deze reeks kun je ongetwijfeld aanvullen: proactief, spin in het web, geen 9-tot-5-mentaliteit, affiniteit met, snel schakelen, agile… 

Niemand zegt op een feestje: ‘Ik ben op zoek naar een dynamische baan in een politiek-bestuurlijke omgeving waarin ik proactief en hands-on mijn ontwikkelde talenten in kan zetten.’ Schrijf dat ook niet op! Tip: leg het uit. Waaróm is jullie organisatie dynamisch? Groeien jullie als kool? Of gooien jullie ieder jaar het roer om? 

 

Hoe ziet een goede vacaturetekst eruit?

Als organisatie heb je vaak te maken met sjablonen voor je vacatureteksten. Je hebt dus weinig vrijheid om zelf een opbouw te kiezen. Wat als je met een leeg vel kunt beginnen? Dan is de opbouw hieronder een goede start.

 

Intro 

Dit is het belangrijkste onderdeel van je tekst. Met deze paar regels trek je de aandacht van de kandidaat. Pas op voor algemene, nietszeggende formuleringen. Tip: schrijf dit intro als laatste. 

Functienaam 

Kies voor een gangbare functienaam. Zo word je sneller gevonden door de juiste mensen. Liever geen creatieve uitspattingen als aqua host (badmeester). Denk ook aan toevoegingen: parttime / fulltime, junior/senior. 

Functie-inhoud 

Deze rubriek is als de achterkant van een boek. Je wilt de lezer verleiden. Kopieer daarom niet de functie-eisen uit je functieprofiel. Bedenk: wat maakt deze baan zo gaaf? Wat voor waarde voegt iemand toe? 

Over de organisatie 

De bedrijfscultuur is steeds belangrijker. Vertel wat voor sfeer er heerst. Daarnaast gaat het niet om wát je doet, maar waaróm je het doet. Voor jongeren speelt maatschappelijke of ecologische impact een grote rol.

Functie-eisen 

Het doel van deze rubriek is pre-selectie. Maak keuzes: waar moet de ideale kandidaat écht aan voldoen? Begin met je belangrijkste eisen. Ongeveer 7 punten is voldoende, minder mag. 

Arbeidsvoorwaarden 

Allereerst: benoem het salaris. 67% van de werkzoekenden vindt salaris doorslaggevend. Denk daarnaast aan andere voordelen: flexibiliteit, werktijden, reiskostenvergoeding, thuiswerken en pensioenregeling. 

Solliciteren

Heeft je lezer dit punt bereikt? Maak het hem dan zo makkelijk mogelijk: 

  • Hoe kan hij solliciteren? 
  • Tot wanneer?
  • Wat is de procedure daarna? 

 


 

Handleiding voor het schrijven van een instructie of protocol

Op social media circuleert een grappig filmpje. Een vader heeft zijn kinderen een instructie laten schrijven voor het smeren van een boterham. Lijkt simpel. Is het niet. Want in het filmpje volgt hij letterlijk de stappen die zijn kinderen hebben opgeschreven. Dus als je schrijft dat iemand zijn mes in de pot pindakaas moet steken en vervolgens over de boterham moet smeren, gaat het al mis. Je ziet de vader met de hele pot – en het mes er nog in – over de boterham gaan. Want er stond toch niet dat je het mes uit de pot moet halen?

 

Wat heeft je lezer nodig bij een protocol?

Je hebt een proces, een protocol of werkwijze. Voor jou is het glashelder, voor je collega’s of klanten is het nieuw. Hoe maak je duidelijk wat mensen moeten doen, zonder te vervallen in een opsomming van details? De grootste denkfout: je lezer hoeft géén afweging te maken. Géén beeld te vormen. Géén achtergrondinformatie te hebben.

Nee, het is veel simpeler.

Je lezer moet iets DOEN.

En jouw tekst is de sleutel tot dat gedrag.

 

Wat betekent dat voor je instructie of protocol?

Schrijf als een schreeuwende voetbalcoach

Stel je voor dat je coach bent bij een voetbalelftal. Je ziet dat de verdedigers veel te veel ruimte geven. Wat roep je dan? In ieder geval niet: 'Het valt me op dat jullie iets te ver naar achteren zakken. Zo hebben jullie tegenstanders te veel ruimte en komen ze veel te dichtbij. Mijn advies is om wat meer naar voren te gaan, dichter op de man te spelen.' Dan sta je al 1-0 achter.

Waarschijnlijk roep je de perfectie instructietekst: 'Dek je man (of vrouw)!' of 'Bij je aanvaller blijven'. 

Bij een instructietekst heb je dezelfde rol. Je staat aan de zijlijn. Wat moet de lezer doen? Veel protocollen en instructies zijn gevuld met kennis van de schrijver. Achtergrondinformatie. Aanleiding. Context. Nuanceringen. Allemaal overbodig, want het leidt af van de belangrijkste informatie. De lezer moet iets doen.

 

Bepaal de stappen voor je instructie

Uit hoeveel stappen bestaat je instructie? Schrijf ze onder elkaar op in een logische volgorde. Meestal is dat op basis van chronologie. Heb je meer dan 7 stappen? Voeg dan een extra leeslaag toe. Zo blijft het voor de lezer overzichtelijk.  Zoek een logisch verband tussen de stappen. Heb je bijvoorbeeld in instructie van 9 stappen? Overweeg dan om ze op te delen in 3 onderdelen met elk 3 stappen.

 

Begin met je doel (als het kan)

Hoewel een instructie gericht is op het dóen, zijn mensen geen honden. We volgen niet klakkeloos bevelen op. We blijven nadenken: waarom moet ik deze instructie opvolgen? Daarom is het slim om te beginnen met een doel. Dit voorbeeld kennen we allemaal:

Voorkom verspreiding van Coronavirus (dit is je doel):

  • Was je handen regelmatig.
  • Schud geen handen.
  • Nies in je elleboog of in een papieren zakdoek.

 

Beschrijf het gewenste gedrag

Wat moet de lezer doen? Beschrijf dat gedrag. Een mooi voorbeeld zag Ton op de basisschool van zijn kinderen. Eerst hing daar het bord:

 

Wij rennen niet op de gang

 

Mmmh lastig. Het beschrijft namelijk wat níet mag. En dat woord ‘rennen’ blijft toch hangen. Bovendien: mag steppen, kruipen of tijgeren wél?

Nu hangt er een nieuw bord:

 

Ik loop rustig op de gang

 

Simpel, maar briljant. Je laat zien welke gedrag je graag ziet.

 

Schrijf in de gebiedende wijs

Begin iedere zin met de gebiedende wijs (zoals deze zin). Dan staat het ‘doen’ namelijk centraal. Bovendien voorkom je aanloopzinnen als ‘In het kader van de veiligheid is het vanaf nu verplicht om …’ Ons advies is om iedere zin bovendien op dezelfde manier op te bouwen. Uniformiteit zorgt voor helderheid.

Naast het gebruiken van de gebiedende wijs heb je nog 2 andere opties:

  1. Een zin met ‘je’ beginnen. ‘Je pakt …’, ‘Je draait …’ Enfin, je snapt het.
  2. Je zin beginnen met ‘ik’. Dat deed het RIVM ook in sommige posters. ‘Hoe voorkom ik verspreiding? Ik was mijn handen.’ Het voordeel is dat de lezer de instructie meteen op zichzelf betrekt. Het nadeel: deze formulering kan wat kinderachtig overkomen.

Dit zijn de 3 opties op een rij. Kijk zelf wat het meest passend is:

  1. Controleer iedere 8 uur de vitale waarden van de patiënt (gebiedende wijs).
  2. Je controleert iedere 8 uur de vitale waarden van de patiënt (je-vorm).
  3. Ik controleer iedere 8 uur de vitale waarden van de patiënt (ik-vorm).

Gebruik eenvoudige taal (tijdens een schrijftraining herhalen we dit ieder uur)

De lezer moet je instructie immers begrijpen. Houd natuurlijk wel rekening met het kennisniveau van je doelgroep. Een protocol voor specialisten op een technische afdeling is anders dan een algemene instructie over de nieuwe inlogprocedure voor de hele organisatie.

 

Voeg afbeeldingen toe

Afbeeldingen maken je instructies duidelijker. Bovendien kunnen mensen het beter onthouden. Waarom dit advies dan als laatste? Omdat je nu precies weet uit welke stappen je instructie bestaat, voor wie het is en wat mensen moeten doen. Juist, die inhoud is bepalend voor de uiteindelijke vorm.

 


 

Handleiding voor het schrijven van nieuwsberichten

Even een berichtje voor de nieuwsbrief tikken. Een tekst voor intranet of de website. Het lijkt makkelijk. Toch is het voor veel schrijvers een worsteling. De kern van die worsteling: je hebt nieuws dat je wilt vertellen. Aan de andere kant moet de lezer de context, aanleiding en geschiedenis kennen om het te begrijpen. Hoe los je dit klassieke dilemma op?

 

Wat heeft je lezer nodig bij een nieuwsbericht?

Jouw lezer heeft een reden nodig om aan je tekst te beginnen. Dat klinkt misschien wat cryptisch. We leggen het uit. Het is goed om je te realiseren dat je lezer niet heeft gevraagd om jouw tekst. Dat is dus anders dan bij veel andere handleidingen in dit artikel. De situatie is: jij wilt graag dat je lezer iets weet. Maar je lezer raakt soms ook bedolven onder alle e-mails, berichten en andere teksten die op hem af komen.

De kunst is dus om metéén de aandacht te trekken. Niet in de tweede, derde of vierde alinea. Maar vanaf het eerste woord, de eerste zin. Denk aan een schrijver. Ton interviewde een kinderboekenschrijfster die vertelde dat ze de eerste zin soms wel zeventig keer herschrijft. Vooruit, dat hoef je niet te doen. Maar het maakt wel duidelijk dat het begin allesbepalend is.

 

Wat betekent dat voor je nieuwsbericht?

Vat je boodschap in één zin samen

Begin niet meteen te schrijven! Dat is zo ongeveer de belangrijkste schrijfles die we kunnen geven. Vooral bij nieuwsberichten is het noodzakelijk om eerst na te denken: wat is je boodschap? Formuleer die boodschap in één zin. Geen bijzinnen, geen subboodschappen. Maak keuzes. Hoe beter jij weet wat je wilt vertellen, hoe makkelijker het schrijven is, hoe eenvoudiger je lezer de boodschap begrijpt.

 

Trek je lezer je bericht in

Ton kwam deze titel tegen op een nieuwssite:

 

Krijg je een boete als je met geopende achterklep de kerstboom vervoert?

 

Stiekem was hij toch nieuwsgierig. Tja, hoe zit dat eigenlijk met zo’n kerstboom? Zo’n concreet voorbeeld is een uitstekende kruiwagen voor je boodschap. Ook voor je eigen teksten werkt dat goed.

Maak je lezer nieuwsgierig door er één detail of voorbeeld uit te lichten. Dat werkt vooral voor informatie waarbij je lezer niet meteen op het puntje van zijn stoel zit.

Denk aan nieuwsbrieven of berichten voor intranet.

 

  • Niet zo: Beleid thuiswerken
  • Maar zo: Mis de maandaglunch niet (en andere afspraken over het thuiswerken)
  • Niet zo: Regionale informatieavond energiebesparing
  • Maar zo: Dit is in Nijmegen de meest verrassende manier om energie te besparen
  • Niet zo: Vergeet je afwezigheidsassistent niet aan te zetten
  • Maar zo: We hebben iemand gevonden die tijdens Kerst en Oud & Nieuw 24/7 werkt.

 

Maar pas op!

  • Gebruik dit niet bij een vervelende boodschap. Humor pakt dan vaak verkeerd uit.
  • Pas het met mate toe. Anders worden je collega’s of klanten gek. Ook nieuwssites combineren het ‘harde’ nieuws met dit soort wetenswaardigheden.

 

Bied je lezer lucht en structuur

Je hebt de aandacht van de lezer te pakken. De kunst is om die aandacht vast te houden. Dat doe je door de lezer mee aan de hand te nemen via een structuur waarin je:

  • Korte alinea’s schrijft waarin je begint met de kernzin.
  • Boven je alinea (of meerdere alinea’s als je er heel veel schrijft) een kopje te zetten.
  • Opsommingen gebruikt bij 2 of meer elementen (juist, zoals deze)

Zoals je ziet, heeft dit niets met de inhoud te maken. Puur met de vorm. Hoe meer lucht je kunt creëren in je tekst, hoe meer je lezer geneigd is om door te lezen.

Vergeet daarnaast het geheime ingrediënt van nieuwsberichten niet: de ‘nutgraph’. Een term die veel journalisten ongetwijfeld kennen. Dat is de alinea waarin je beschrijft wat het je lezer oplevert als hij doorleest. Juist, de ‘in een notendop’ van je bericht. Het is de belangrijkste alinea, maar ook de meest vergeten. Meestal is het de 2e of 3e alinea van je nieuwsbericht. Je hebt de lezer dus nét verleid om te beginnen. Nu moet je bewijzen dat je tekst echt de moeite waard is.


 

Handleiding voor het schrijven van rapporten

Rapporten: weinig schrijvers én lezers hebben zin om daaraan te beginnen. Je ziet al die spreekwoordelijke bureaulade waar de tekst in verdwijnt. Dat hoeft niet! Hieronder enkele tips om zowel het schrijven als lezen leuker te maken.

 

Wat heeft je lezer nodig bij een notitie of rapport?

Een duidelijk doel: wat levert het je lezer op?

De term ‘rapport’ is misleidend. Waarschijnlijk denk je aan een dik pak papier waar je in kunt verdwalen. De reden is dat ‘rapport’ niets zegt over het doel van je tekst. Wil je informeren, adviseren, evalueren of gaat het om een plan van aanpak? Als die richting ontbreekt, is de kans groot dat je de lezer onderweg kwijtraakt. De eerste stap bij het schrijven: formuleer een duidelijk doel.

 

Een structuur die goed aansluit op je doel

Als je weet wat je doel is, laat je vervolgens de structuur aansluiten op dat doel. Dat doe je door in de huid van je lezer te kruipen. Wat voor vragen heeft hij? Een goed gestructureerde tekst geeft in een logische volgorde antwoord op de vragen van de lezer.

 

Wegwijzers op de route door je rapport

Voor een blokje om heb je geen route nodig. Rapporten zijn echter als een langeafstandswandeling. Als je het Pieterpad loopt, heb je onderweg wegwijzers nodig. Die kun je ook toevoegen aan je rapport. Ze geven je lezer houvast. Enkele wegwijzers in je rapport:

  • Een overzichtelijke inhoudsopgave.
  • Een inleiding waarin je de opbouw uitlegt.
  • Per hoofdstuk een korte leeswijzer.
  • Kopjes boven alinea’s.
  • Kernzinnen in de alinea’s.

Een (visuele) samenvatting

We moeten eerlijk zijn: rapporten schrikken af door hun dikte. Je gaat immers ook niet iedere dag een roman lezen. Daarom is het belangrijk om te investeren in een goede en aantrekkelijke samenvatting. Zo bereik je mensen die geen tijd (of zin) hebben in de hele tekst. Bovendien maak je mensen nieuwsgierig om het hele rapport te lezen.

Een samenvatting kan natuurlijk in tekst. Dat zie je vaak bij wetenschappelijke artikelen. In een paar regels weet de lezer wat de belangrijkste punten zijn. Je kunt ook een visuele samenvatting maken: een infographic, tekening of animatie. Dit kost natuurlijk meer tijd en geld. Maar bij belangrijke rapporten is dit zeker de moeite waard, denk bijvoorbeeld aan een jaarverslag of een nieuwe strategie voor je organisatie.

 

Wat betekent dat voor je rapport of notitie?

Begin met het opzetten van een hoofdstructuur

Je weet wat het doel is van je tekst. Vervolgens bepaalt de behoefte van je lezer de hoofdstructuur. Dat klinkt ingewikkeld, maar dat is het niet. Formuleer gewoon de vragen die de lezer heeft. In je rapport geef je in dezelfde volgorde de antwoorden. Voila, je hoofdstructuur.

Een voorbeeld: de structuur van een evaluatierapport.

  • Wat evalueer je?
  • Waarom evalueer je dat nu?
  • Wat zijn de belangrijkste conclusies of aanbevelingen?
  • Hoe kom je tot die conclusies?
  • Hoe heb je deze evaluatie aangepakt?
  • Wat is het vervolg?

 

Schrijf daarna je kernzinnen

Je hebt nu een hoofdstructuur voor je rapport. Je weet per hoofdstuk wat je wilt vertellen. Wacht echter nog even met tikken. Het is slimmer om per hoofdstuk je kernzinnen te formuleren. Dit zijn de eerste zinnen van je alinea’s waarin je de belangrijkste boodschap samenvat. Bekijk per hoofdstuk wat die boodschappen zijn en formuleer die in afzonderlijke zinnen. Je hebt nu een alinea-indeling gemaakt! De volgende stap is om die alinea’s te schrijven. Dit komt neer op het uitleggen of toelichting geven op die kernzin.

 

Voeg als laatste een inleiding per hoofdstuk toe

Een vaak vergeten onderdeel: een korte leeswijzer per hoofdstuk. Vaak ben je als schrijver geneigd om meteen de inhoud in te duiken. Voor de lezer is het fijn als je hem even uitlegt waar hij in je rapport zit en wat hij in dit hoofdstuk leest. Mensen lezen het rapport vaak namelijk niet in één ruk uit. Ze leggen het tussentijds weg óf bladeren er lukraak doorheen. Zo’n leeswijzer is een handig routebordje om ze wegwijs te maken.


 

Succes (en veel plezier) met schrijven!

Teksten kennen geen geheimen meer voor jou. Je kunt nu met iedere tekst uit de voeten. Geniet ervan!

 

Toch met je collega's een schrijftraining volgen?

Bel of mail ons gerust. We komen graag voor een workshop, training of masterclass. Daarin vatten we álle ingrediënten van dit artikel samen in een panklaar gerecht op maat. Bel of mail Ton gerust: 06 48165703 en ton@klanq.nl