Heldere calamiteitenrapportages schrijven

Heldere calamiteitenrapportages schrijven

Een calamiteit in de zorg is een ingrijpende gebeurtenis. Zowel voor de patiënt, naasten als de betrokken zorgprofessionals. Dit maakt het schrijven van een calamiteitenrapportage en bestuurlijke reactie vaak ingewikkeld en tijdrovend. Alle woorden liggen op een weegschaal. Hoe kom je tot een heldere en overzichtelijke tekst? In deze training leer je hoe je zorgvuldig, scanbaar en duidelijk schrijft.

In de training ‘Heldere en empathische calamiteitenrapportages’ leer je hoe je alle onderzoeksinformatie vertaalt naar een heldere tekst. Hieronder lees je:

• de 3 uitdagingen bij het schrijven van een rapportage
• de inhoud van de training: structuur, stijl en benadering
• voor wie de training bedoeld is
• wat je precies leert
• wat er na de training beter gaat
• de opzet en duur van de training

 

De 3 uitdagingen bij een calamiteitenrapportage en de bestuurlijke brief

De hoeveelheid informatie bij een calamiteit is vaak groot: van gesprekken met betrokken zorgverleners, patiënten, cliënten, nabestaanden of vertegenwoordigers tot het analyseren van dossiers en protocollen. Methoden als PRISMA, SIRE en Tripod helpen om de calamiteit grondig te analyseren. Dat is echter maar één deel van het werk. Veel zorginstellingen worstelen met het vervolg: het schrijven. Daarin liggen de volgende 3 uitdagingen:

Uitdaging 1: van een grote hoeveelheid informatie naar overzicht

Hoe vertaal je alle informatie naar een overzichtelijke tekst? De kunst is om een balans te vinden tussen accurate en zorgvuldige informatie, een begrijpelijk rapport en empathie en respect voor alle betrokkenen. De bestuurlijke reactie is hierbij essentieel. De Inspectie voor de Gezondheidszorg leest deze brief om te beoordelen of de zorginstelling leert van de calamiteit.

Uitdaging 2: uniformiteit in stijl in een gevarieerd team

Een calamiteitenteam bestaat vaak uit analisten, coödinatoren, artsen, juristen, communicatieadviseurs, verpleegkundigen, afdelingshoofden en kwaliteitsfunctionarissen. Per organisatie verschilt wie de tekst daadwerkelijk schrijft. Hoe zorg je voor uniforme teksten?

Uitdaging 3: empathie én heldere taal voor betrokkenen

Hoe schrijf je een tekst die ook begrijpelijk is voor patiënten en naasten? Hoewel het delen van het rapport niet verplicht is (volgens de Wkkgz), kiezen veel instellingen daar wel voor – vaak in de vorm van een patiëntsamenvatting. Juist daarbij is helder én empathisch schrijven cruciaal, zonder uiteraard de feiten uit het oog te verliezen.

De inhoud van de training: structuur, stijl en benadering

Tijdens de training gaan we in op drie belangrijke aspecten:

• Structuur: Wat is de beste opzet voor rapport en brief? We kijken naar volgorde, helderheid en logica in opbouw van oorzaken, conclusies en aanbevelingen.
• Stijl: We oefenen met het omzetten van afstandelijke zinnen naar heldere, begrijpelijke taal. Bijvoorbeeld:
  
  Origineel:
  De tijdlijn is opgesteld met informatie deels uit geraadpleegde documenten, deels uit door betrokken interne functionarissen aangeleverde documentatie in de tijdlijn en deels uit gesprekken met interne functionarissen.
  
  Herschreven:
  We hebben zorgvuldig een tijdlijn opgesteld. Daarvoor gebruikten we verschillende bronnen: interne documenten en gesprekken met betrokken collega’s.

• Benadering: Hoe schrijf je empathisch én juridisch correct? We analyseren bestaande teksten en herschrijven ze. 

Voor wie is de training?

Voor iedereen die betrokken is bij het schrijven van (delen van) de calamiteitenrapportage en de bestuurlijke reactie.

Tijdens de training leer je:

• wat de beste structuur is voor een rapportage en bestuurlijke brief
• hoe je keuzes maakt in een grote hoeveelheid informatie
• hoe je een heldere analyse, reconstructie en aanbevelingen schrijft

Na de training:

• heb je meer houvast bij het schrijven
• gaat het schrijven sneller en gestructureerder
• schrijf je als team uniformer

Bovendien:

• verklein je de afstand naar patiënten en naasten
• richt je je op het lerende vermogen van jullie organisatie
• passen de teksten beter bij wat jullie uit willen stralen als organisatie

 

Opzet van de training voor calamiteitenrapportages

De training heeft een efficiënte opzet. Vooraf analyseren we een aantal van jullie rapportages. Zo signaleren we snel waar de winst zit en stemmen we het programma daarop af.

De training duurt 2 dagdelen

• Dagdeel 1: de basis van structuur, stijl en toon. Alles op basis van eigen teksten.
• Oefenperiode: deelnemers passen tips toe op een eigen casus.
• Dagdeel 2: teksten aanscherpen en verdieping op stijl.

 

In minder tijd betere calamiteitenrapportages schrijven?

We helpen jullie graag.
Bel of mail voor meer informatie of een gratis analyse:
Ton Vogels – ton@klanq.nl – 06 48165703