Hoe schrijf je eigenlijk een glasheldere instructie? De grootste denkfout: je lezer hoeft géén afweging te maken. Géén beeld te vormen. Géén achtergrondinformatie te hebben.

Nee, het is veel simpeler.

Je lezer moet iets DOEN.

En jouw tekst is de sleutel tot dat gedrag.

Hoe pak je dat aan?

 

Voor het Radboudumc schreef ik tientallen instructies. Van hygiënevoorschriften tot patiëntverificatie. Bij KLM dacht ik mee over verschillende veiligheidsprotocollen: van piloten tot grondpersoneel. Dat was vaak een lastige puzzel. Het aantal woorden was beperkt, de urgentie hoog en de hoeveelheid informatie soms eindeloos. Hieronder de 7 stappen die me hielpen om de instructies zo helder mogelijk te maken. 

 

1. Schrijf als een schreeuwende voetbalcoach

Stel je voor dat je coach bent bij een voetbalelftal. Je ziet dat de verdedigers veel te veel ruimte geven. Wat roep je dan?

In ieder geval niet: 'Het valt me op dat jullie iets te ver naar achteren zakken. Zo hebben jullie tegenstanders te veel ruimte en komen ze veel te dichtbij. Mijn advies is om wat meer naar voren te gaan, dichter op de man te spelen.' Dan sta je al 1-0 achter.

Waarschijnlijk roep je de perfectie instructietekst: 'Dek je man (of vrouw)!' of 'Bij je aanvaller blijven'. 

Bij een instructietekst heb je dezelfde rol. Je staat aan de zijlijn. Wat moet de lezer doen? Veel protocollen en instructies zijn gevuld met kennis van de schrijver. Achtergrondinformatie. Aanleiding. Context. Nuanceringen. Allemaal overbodig, want het leidt af van de belangrijkste informatie. De lezer moet iets doen.

 

2. Bepaal de stappen

Uit hoeveel stappen bestaat je instructie? Schrijf ze onder elkaar op in een logische volgorde. Meestal is dat op basis van chronologie.

Heb je meer dan 7 stappen? Voeg dan een extra leeslaag toe. Zo blijft het voor de lezer overzichtelijk.  Zoek een logisch verband tussen de stappen. Heb je bijvoorbeeld in instructie van 9 stappen? Overweeg dan om ze op te delen in 3 onderdelen met elk 3 stappen.

 

3. Begin met je doel (als het kan)

Hoewel een instructie gericht is op het dóen, zijn mensen geen honden. We volgen niet klakkeloos bevelen op. We blijven nadenken: waarom moet ik deze instructie opvolgen? Daarom is het slim om te beginnen met een doel. Dit voorbeeld kennen we allemaal:

Voorkom verspreiding van Coronavirus (je doel!)

  1. Was je handen regelmatig

  2. Schud geen handen

  3. Nies in je elleboog of een papieren zakdoekje

 

4. Beschrijf het gewenste gedrag

Wat moet de lezer doen? Beschrijf dat gedrag. Een mooi voorbeeld zag ik op de basisschool van mijn kinderen. Eerst hing daar het bord: ‘Wij rennen niet op de gang’. Mmmh lastig. Het beschrijft namelijk wat níet mag. En dat woord ‘rennen’ blijft toch hangen. Nu hangt er een nieuw bord: ‘ik loop rustig op de gang’. Simpel, maar briljant. (tekst gaat verder onder de foto)

20190111_171504.jpg

 

5. Schrijf in de gebiedende wijs

Begin iedere zin met de gebiedende wijs (zoals deze zin). Dan staat het ‘doen’ namelijk centraal. Bovendien voorkom je aanloopzinnen als ‘In het kader van de veiligheid is het vanaf nu verplicht om …’ Mijn advies is om iedere zin bovendien op dezelfde manier op te bouwen. Uniformiteit zorgt voor helderheid.

 

Naast het gebruiken van de gebiedende wijs heb je nog 2 andere opties:

  1. Een zin met ‘je’ beginnen. ‘Je pakt …’, ‘Je draait …’ Enfin, je snapt het.

  2. Je zin beginnen met ‘ik’. Dat doet het RIVM ook in sommige posters. ‘Hoe voorkom ik verspreiding? Ik was mijn handen.’ Het voordeel is dat de lezer de instructie meteen op zichzelf betrekt. Het nadeel: deze formulering kan wat kinderachtig overkomen.

 

Dit zijn de 3 opties op een rij. Kijk zelf wat het meest passend is:

  • Controleer iedere 8 uur de vitale waarden van de patiënt (gebiedende wijs)

  • Je controleert iedere 8 uur de vitale waarden van de patiënt (je-vorm)

  • Ik controleer iedere 8 uur de vitale waarden van de patiënt (ik-vorm)

 

6. Gebruik eenvoudige taal

De lezer moet je instructie immers begrijpen. Houd natuurlijk wel rekening met het kennisniveau van je doelgroep. Een protocol voor artsen is anders dan een algemene instructie over hygiëne voor het hele ziekenhuis.

 

7. Voeg afbeeldingen toe

Afbeeldingen maken je instructies duidelijker. Bovendien kunnen mensen het beter onthouden. Waarom dit advies dan als laatste? Omdat je nu precies weet uit welke stappen je instructie bestaat, voor wie het is en wat mensen moeten doen. Juist, die inhoud is bepalend voor de uiteindelijke vorm.

 

Meer schrijftips?

Lees deze blogs:

 

Betere teksten binnen jouw organisatie?

Organiseer een verfrissende schrijftraining. Dat zorgt voor gelukkige schrijvers én lezers. We organiseerden bijvoorbeeld cursussen voor:

 

Meer weten?

Bel of mail Ton Vogels: ton@klanq.nl en 06 48165703.

© Copyright 2024 Klanq